Assistant(e) de Direction

1 poste à pourvoir

Assistant(e) de Direction

Contrat local – en CDD : Du 01 mai au 30 juin 2021

40 h/semaine,

L’Assistant(e) du Proviseur est chargé(e) :

  • D’assurer son secrétariat et de l’assister dans la gestion et l’organisation administrative de sa direction.
  • D’optimiser l’interface relationnelle et organisationnelle du proviseur avec ses équipes et avec l’extérieur. 

 

Missions

  • Organiser le planning du proviseur.
  • Rédaction/relecture/mise en forme des supports de communication interne (rapport, compte rendu, courrier, convocation, note…).
  • Constitution et préparation de dossiers.
  • Saisie et archivage des documents numériques.
  • Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.).
  • Traiter l’information (collecter, classer et mettre à jour).
  • Préparer et organiser des réunions, commissions et élections
  • Gestion du courrier
  • Préparation / coordination des documents de Pré-Rentrée Scolaire
  • Relai Ambassade
  • Relai AEFE
  • Relai Mutualisation 

 

Compétences requises

Les « savoirs » : Diplôme/ expérience

  • BAC + 3
  • La maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, MAGE) et utilisation d’outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, …).
  • Gestion administrative.
  • Méthode de classement et d’archivage.
  • Modalités d’accueil, maîtrise des supports de communication : accueil physique, téléphone, informatique.
  • Techniques de numérisation.
  • Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement de l’établissement.

Les « savoir-faire » :

  • Sens du contact : relation avec différents interlocuteurs ou services (responsable, clients, service ressources humaines, comptabilité, …).
  • Expression orale et rédactionnelle – Maîtrise des outils de bureautiques (word, excel, powerpoint…) –
  • Utilisation des modes de communication (téléphone, messagerie, agenda électronique…)
  • Analyse et gestion des demandes d’information.
  • Capacité d’organisation, polyvalence
  • Aptitude à travailler en équipe  
  • Maîtrise de plusieurs langues étrangères.

 

Les « savoir-être » :

  • Interlocuteurs variés : professeurs, parents, élèves, relations extérieures (ambassade, mutualisation, AEFE, etc..), etc…,
  • Respect du rapport hiérarchique et loyauté à l’institution
  • Respect du devoir de réserve et discrétion
  • Être organisé, ponctuel, fiable et rigoureux.
  • Bon relationnel, discrétion
  • Avoir une certaine flexibilité dans l’organisation et les horaires de travail
  • Etre en mode « gestion de projet » pour assurer le suivi des demandes des différents services.

 Rémunération

  • Salaire de base : à partir de 9 029 QAR

Les candidats doivent obligatoirement saisir leur candidature avant le 06/04/2021 (avant minuit, heure de Doha).

 

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