Assistant(e) de Direction

1 poste à pourvoir

Assistant(e) de Direction

Contrat local – en CDD : Du 01 mai au 30 juin 2021

40 h/semaine,

L’Assistant(e) du Proviseur est chargé(e) :

• D’assurer son secrétariat et de l’assister dans la gestion et l’organisation administrative de sa direction.
• D’optimiser l’interface relationnelle et organisationnelle du proviseur avec ses équipes et avec l’extérieur. 

Missions

• Organiser le planning du proviseur.
• Rédaction/relecture/mise en forme des supports de communication interne (rapport, compte rendu, courrier, convocation, note…).
• Constitution et préparation de dossiers.
• Saisie et archivage des documents numériques.
• Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.).
• Traiter l’information (collecter, classer et mettre à jour).
• Préparer et organiser des réunions, commissions et élections
• Gestion du courrier
• Préparation / coordination des documents de Pré-Rentrée Scolaire
• Relai Ambassade
• Relai AEFE
• Relai Mutualisation 

Compétences requises

Les « savoirs » : Diplôme/ expérience

• BAC + 3
• La maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, MAGE) et utilisation d’outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, …).
• Gestion administrative.
• Méthode de classement et d’archivage.
• Modalités d’accueil, maîtrise des supports de communication : accueil physique, téléphone, informatique.
• Techniques de numérisation.
• Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement de l’établissement.

Les « savoir-faire » :

• Sens du contact : relation avec différents interlocuteurs ou services (responsable, clients, service ressources humaines, comptabilité, …).
• Expression orale et rédactionnelle – Maîtrise des outils de bureautiques (word, excel, powerpoint…) –
• Utilisation des modes de communication (téléphone, messagerie, agenda électronique…)
• Analyse et gestion des demandes d’information.
• Capacité d’organisation, polyvalence
• Aptitude à travailler en équipe  
• Maîtrise de plusieurs langues étrangères.

Les « savoir-être » :

• Interlocuteurs variés : professeurs, parents, élèves, relations extérieures (ambassade, mutualisation, AEFE, etc..), etc…,
• Respect du rapport hiérarchique et loyauté à l’institution
• Respect du devoir de réserve et discrétion
• Être organisé, ponctuel, fiable et rigoureux.
• Bon relationnel, discrétion
• Avoir une certaine flexibilité dans l’organisation et les horaires de travail
• Etre en mode « gestion de projet » pour assurer le suivi des demandes des différents services.

 Rémunération

• Salaire de base : à partir de 9 029 QAR

Les candidats doivent obligatoirement saisir leur candidature avant le 06/04/2021 (avant minuit, heure de Doha).

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